En la antigua cadena de producción que tanto impresionó a Charles Chaplin, como muestra su película “Tiempos Modernos” los materiales fluían de un punto de trabajo a otro. En los actuales sistemas de flujo de trabajo, no solo fluyen los materiales, también energía y sobre todo información, los actuales procesos de automatización requieren de personas que aplican su inteligencia, creatividad y visión en el trabajo, la parte automática se la dejamos a las máquinas.
Desde una perspectiva conceptual, un flujo de trabajo es un patrón de actividades, confiable y repetible que permite una organización sistemática de recursos, con roles definidos y flujos de materia, energía e información, el cual puede ser aprendido y documentado. En la producción industrial el concepto se ha aplicado desde principios del siglo 20, buscando la racionalización del trabajo y el aumento de la eficiencia y la productividad, en términos de manejo de tiempos y movimientos; en esto el trabajo de F. W. Taylor constituye un aporte significativo aunque igualmente controvertido. En años recientes, la creciente exigencia por la calidad y la productividad como herramientas de competitividad, el desarrollo de sistemas informáticos y en especial las posibilidades de trabajo colaborativo que se generan con la aparición de Internet hacen que el concepto de flujo de trabajo evolucione y se convierta en un componente central de la planeación y la gestión empresarial.
En la industria de la comunicación gráfica el concepto de flujo de trabajo está íntimamente ligado a las exigencias actuales del mercado, que incluyen el hecho que la calidad ya no se considera una ventaja comparativa sino una condición de supervivencia. Otros elementos que imponen la necesidad de usar sistemas de flujos de trabajo son la presión por costos menores, disminución en los tiempos de entrega de los productos y tirajes más pequeños.
La implementación de flujos de trabajo completos permite tener un control total sobre el proceso productivo de la industria, desde el momento en que se concibe la pieza hasta cuando es distribuida al consumidor final. Este sistema permite que los productos gráficos pasen por diferentes procesos hasta llegar a ser los productos finales, que pueden ser una amplia variedad de impresos: desde afiches o volantes, hasta grandes superficies pasando por libros o empaques.
Los datos claves de cada trabajo como por ejemplo los datos de color de una imagen, el tamaño y espesor del pliego, así como los datos para el corte, plegado y el armado final pueden pasar desde la fuerza de ventas hasta la sección de acabados. De hecho es un paso más en la automatización, los sistemas de registro en hojas son comunes hoy en las imprentas, el flujo de trabajo ahorra los tiempos de volver a digitar, de enviar las hojas de un punto de trabajo a otro y evita muchos errores.
Las principales ventajas de la introducción de sistemas de flujo de trabajo en la industria gráfica incluyen la reducción de los ciclos de producción junto con los costos relacionados, incrementar la eficiencia del proceso productivo, así como el alcance geográfico de la empresa, lo que genera una mayor atracción hacia los clientes y su fidelización.
En este sentido los sistemas de flujo de trabajo pueden hacer parte de sistemas mucho más complejos como los sistemas de planificación de recursos de la empresa (ERP: Enterprise Resource Planning) los sistemas de información para la gestión (MIS: Management Information System) (más información).
Muchas de las empresas proveedoras del sector han desarrollado productos de gestión de flujos de trabajo; los productos incluyen diversos tipos de software, así como ciertos tipos de máquinas (hardware) especializadas en estas tareas.
Más aun, es importante notar una convergencia de los proveedores de la industria –que incluye productores de software, vendedores de maquinaria y otros- que busca desarrollar entornos colaborativos que puedan automatizar el proceso productivo completo, desde la concepción de la idea hasta la entrega al cliente final.
Uno de los primeros pasos en de esa convergencia ha sido la creación de estándares abiertos como el JDF (Formato de Descripción del Trabajo – Job Definition Format), que permiten simplificar el intercambio de información entre diversos sistemas y aplicaciones a lo largo de la cadena productiva de la industria gráfica. El estándar JDF está siendo promovido por el consorcio CIP4 (Cooperation for the Integration of Processes in Prepress, Press and Postpress) una organización sin ánimo de lucro promovida por diversos actores de la industria que busca la generación de estándares en la producción gráfica.
Modelo de flujo de Trabajo según IPA
La preprensa es la etapa del proceso productivo en el que se ha realizado un mayor avance de los procesos de automatización, sin embargo hoy se dispone de máquinas que realizan todas fases de la producción de manera digital y automatizada, por ejemplo algunos proveedores ofrecen sistemas de impresión offset digital, y otras maquinaria automatizada para la terminación de impresos, que puede coser o encuadernar directamente.
La posibilidad de introducir los flujos de trabajo digitales en una empresa depende en buena medida que los procesos estén estandarizados, recuerde que un flujo de trabajo es, por definición, un patrón de actividades que está documentado y se puede aprender, si queremos que las máquinas hagan el trabajo rutinario para que los seres humanos puedan concentrarse en el trabajo creativo es necesario que se establezca claramente cuál es el trabajo rutinario, cuáles son las tareas que se hacen en cada parte del proceso y cómo estas se conectan con otros.
De esta manera se genera un claro vínculo entre el proceso de automatización en flujos de trabajo con los procesos de aseguramiento de la calidad. Los estándares y las normas de calidad funcionan mejor en un ambiente en el que se usan soluciones digitales para controlar y gestionar el proceso productivo, pero también es cierto lo contrario: es mucho más fácil implementar un proceso de gestión automatizado o flujo de trabajo cuando existen procesos definidos y claros en cada una de las etapas productivas de la empresa.
Modelo de un flujo de trabajo según Kodak
El futuro de la industria de la comunicación gráfica está en la producción digital, la única manera de garantizar los altos estándares de calidad, cortos períodos de entrega y tirajes pequeños que el mercado exige hoy día es mediante el aprovechamiento máximo de los recursos tecnológicos disponibles.
En América Latina la apropiación de este tipo de avances tecnológicos es lenta, muchos gerentes están temerosos de los costos de la reconversión de la tecnología digital. Sin embargo los estudios reportan que en otras latitudes la tecnología ha permitido que los pequeños talleres de impresión se pongan a la par de las grandes imprentas utilizando tecnología de última generación como mecanismo de igualación.
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